プライバシーポリシー

株式会社HOTCIA(以下、「当社」という。)は、個人情報の保護について、次のとおりプライバシーポリシー(以下「本ポリシー」といいます。)を定めます。当社は、本ポリシーに基づき適正に個人情報を取り扱います。

1.個人情報の定義

個人情報とは、生存する個人に関する情報であり、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、その他の記述等により特定の個人を識別できるものを指します。また、他の情報と照合することにより個人を識別できるものも含まれます。

2.個人情報の取得

当社は、適正かつ公平な手段によって個人情報を取得します。取得にあたっては、利用目的を明確にした上で、その目的達成に必要な範囲で取得します。

3.利用目的

当社は、個人情報を、次に掲げる利用目的(以下「本利用目的」といいます。)の範囲内において、取得及び利用いたします。 ①不動産の売買・賃貸・仲介・管理等の契約の履行

②物件情報の提供及び広告掲載

③契約に関する連絡、本人確認、重要事項説明

④指定流通機構(レインズ)への物件登録・成約通知

⑤郵便・電話・電子メール等による商品・サービスの案内

⑥顧客動向分析、商品開発等の調査分析、サービス改善、新サービスの企画・運営

⑦アンケートの実施やイベント案内

⑧契約の相手方、他の宅建業者、広告業者等への情報提供

⑨登記・融資・管理業務に関する専門業者(司法書士、金融機関等)への提供

⑩指定流通機構や不動産団体への成約情報の提供

⑪宅地建物取引業法49条に規定された帳簿の備付け義務の履行

⑫犯罪収益移転防止法6条に規定された確認記録の作成・保存義務の履行

⑬法令に基づく対応(税務署・警察署等への協力)

⑭各種問合せ・苦情・相談対応、本人からの開示請求への対応

⑮当社の施設及び設備の利用者管理

⑯当社と取引関係にある各種事業者本人又は社員他関係者との渉外事務

⑰当社の交渉・争訟事務遂行

⑱当社の適正な経理事務遂行

⑲当社の職員採用業務及び職員人事・労務・雇用等に関する事務遂行

⑳前各号に付随する業務その他当社の業務の適正な遂行に必要な事項

 

また、当社は、当社のグループ会社(当社又はその親会社及びこれらの子会社又は関連会社をいいます。)における以上の各事項に関連する業務のためにも、個人情報を取得及び利用することがあります。

4.個人情報の第三者提供

当社は、以下の場合を除き、第三者に個人情報を提供することはいたしません。 ①本人の同意がある場合

②法令に基づく場合 ③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき ④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき ⑤国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5.安全管理措置

当社は、その取り扱う個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

6.委託先の管理

個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、十分な個人情報保護水準を満たす委託先を選定し、適切な契約を締結し、必要かつ適切な監督を行います。

7.保有個人情報の開示・訂正・削除等

当社は、本人から保有個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止等の請求があった場合は、本人確認の上、法令に従い速やかに対応致します。ただし、個人情報保護法その他の法令により、当社が開示等の義務を負わない場合は、この限りではありません。

8.法令等の遵守と見直し

当社は、個人情報保護に関する法令、ガイドライン等を遵守するとともに、本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。

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カスタマーハラスメントポリシー

当社は、お客様との対話を大切にした不動産との関わりを心掛けており、お客様からのご意見やご要望に対して真摯に対応し、常に満足と信頼をいただけるサービスを提供し続けられるよう努めております。

一方で、お客様等からの常識の範囲を超えたご要求や言動の中には、一部ではございますが、人格を否定する言動、暴力、セクシャルハラスメント等、以下に定義するカスタマーハラスメントの対象となる行為も見受けられます。

これらは当社で働く全ての役員及び職員等(雇用形態等に関わらない。以下「役員及び職員等」といいます。)の尊厳を傷つけ、就業環境の悪化を招く看過できないものと考えております。

そのため、カスタマーハラスメントポリシーを策定致しました。

カスタマーハラスメントの定義

お客様からのご要望・ご指摘・言動のうち、当該要望・指摘・言動の要求の妥当性に照らして、当該要求を実現するための手段・態様が社会通念上不相当なものであって、当該手段・態様により、役員及び職員等の就業環境が害されるおそれがあるもの

カスタマーハラスメントの具体例

当社が提供する商品・サービスに瑕疵・過失が認められない場合

当社が提供する商品・サービスの内容と関係がない場合

 

身体的な攻撃(暴行、傷害)

精神的な攻撃(脅迫、中傷、名誉毀損、侮辱、暴言)

威圧的な言動

土下座の要求

継続的で(繰り返される)、執拗な(しつこい)言動(来所の他、電話・メール等も含みます)

拘束的な言動(不退去、居座り、監禁)

差別的な言動

性的な言動

役員及び職員等個人への攻撃、要求

 

SNSへの投稿(当社や役員及び職員等の信用・名誉を毀損したり、氏名や写真を公開する等して役員及び職員等のプライバシーを侵害するもの、内容が誹謗・中傷にわたるもの等)

SNSやマスコミへの暴露をほのめかした脅し

 

当初の話からのすり替え、揚げ足取り、執拗な責め立て

制度上対応できないことへの要求

契約内容を超えた過剰な要求

当社の建物や備品等を故意に破損、損壊する行為

正当な理由のない業務スペースへの立ち入り

 

商品交換の要求、正当な理由のない過度な要求(設備・機器交換、過剰な金銭補償)、謝罪の要求(土下座を除く)が要求内容の妥当性に照らしてカスタマーハラスメントに該当する場合もございます。

 

具体例は例示であり、カスタマーハラスメントはこれらに限定されません。また、これらの行為は、役員及び職員等のみならず、その家族等に対するものも含みます。

カスタマーハラスメントへの対応

当社がお客様等にカスタマーハラスメントがあったと判断した場合、お客様等への対応を致しません。

 また、悪質と判断した場合は、警察・弁護士等への相談を含め、毅然とした態度で対応致します。

 なお、社内の対応として、対処方法の教育、発生時における対応体制構築、相談窓口の設置及び被害に遭った役員及び職員等のケアを最優先にします。

 今後も引き続き、健全な就業環境を確保しつつお客様等へ誠意をもって対応し、より良好な関係を築いていけるよう心掛けて参ります。